راهنمای مراحل ثبت‌نام در سامانه سجاد جهت ارجاع درخواست به کمیسیون استان

1. ابتدا وارد سایت تحصیلات تکمیلی دانشگاه به آدرس grad.iut.ac.ir شوید. روی گزینه دکتری يا كارشناسي ارشد کلیک کنید تا وارد صفحه جدید شوید. (تصویر 1)

تصویر 1- نمایش صفحه تحصیلات تکمیلی دانشگاه صنعتی اصفهان

2. در قسمت "دکتری" قسمت "سامانه سجاد" را انتخاب کنید و سپس فرم "فرم-تأييد-درخواست-تمديد-سنوات-دانشجويان-تحصيلات-تكميلي-دانشگاه " را دانلود نمایید. (تصویر 2)

تصویر 2- محل دانلود فرم تمدید سنوات 

3. تکمیل فرم به صورت تایپ شده و همراه با امضای دانشجو و امضای استاد راهنما (طرح کامل موضوع با بیان تمامی دلایل تاخیر دفاع به همراه تاریخ دقیق اتفاقات پیش آمده)

4. تحویل فرم تایپ شده به کارشناس تحصیلات تکمیلی دانشکده به منظور چاپ آن بر روی برگه حاوی سربرگ دانشگاه و مهر، سپس اسکن این فرم یا تهیه فایل PDF آن (به منظور بارگذاری در سامانه سجاد)

5. اگر درخواست دانشجویی استناد به پرونده پزشکی يا (شرايط روحي رواني)مشاوره را دارد، باید جهت گرفتن تاییدیه پزشک یا مرکز مشاوره دانشگاه اصفهان مدارک خود را به دانشگاه اصفهان ارائه دهد. مدارک و مستندات دانشجو نياز به تاييد "کمیسیون پزشکی و مشاوره استان "دارد.

6. تمامی مدارک و مستندات از جمله فایل رساله، فایل پروپوزال، مقاله(ها)، صورتجلسه جامع آموزشي، جامع پژوهشی 1، صورتجلسه جامع پژوهشی 2 و مقالات (یا نامه پذیرش مقاله) به‌صورت فایل PDFرا در سامانه سجاد بارگذاری کنید يا توسط كارشناس دانشكده از طريق اتوماسيون اداري براي كارشناس كميسيون موارد خاص دانشگاه ارسال شود. تاریخ ارسال و پذیرش مقاله حتما در" فرم تاييد تمدید سنوات" آورده شود. صورتجلسات بایستی رسمي و شامل: عنوان، نمره و تاریخ باشند.

7. دانشجویان کارشناسی ارشد لازم است فایل پروپوزال و پایان‌نامه را هر دو در سامانه بارگذاری نمایند و یا از طریق کارشناس دانشکده (اتوماسیون اداری) برای کارشناس كميسيون موارد خاص دانشگاه ارسال گردد.

8. درخواست دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد و دکتری در صورت احراز شرايط دفاع قابل بررسي است.

9. تهیه فیش واریزی در سایت دانشگاه اصفهان به آدرس https://epay.ui.ac.ir/ و انتخاب قسمت "خدمات رفاهی دانشجویان" سپس انتخاب موضوع پرداخت (کمیسیون موارد خاص استانی) و انتخاب آیتم پرداخت (نوبت اول یا دوم و...) تکمیل و پرداخت مبلغ (خود سایت مبلغ مربوطه را نشان می‌دهد). دقت شود که پس از پرداخت از صفحه حاوی کد پیگیری پرداخت (12 رقمی) پرینت اسکرین گرفته شود(يا صفحه پرداخت دانلود شود) و این عکس بعدا در سامانه سجاد بارگذاری می‌گردد. (تصویر 3 و 4)

تصویر 3- نمایش صفحه خدمات دانشگاه اصفهان

تصویر 4- صفحه خدمات پرداخت دانشجویان

7- از طریق آدرس https://portal.saorg.ir قسمت ورود متقاضی (دانشجویان/دانش‌آموختگان) در قسمت سمت راست بالای صفحه را انتخاب نمایید. (تصویر 5)

تصویر 5- نمایش سر برگ ورود به سامانه سجاد

8- با استفاده از کدملی و رمز عبور شخصی خود وارد پورتال سازمان امور دانشجویان شوید. (تصویر 6)

تصویر 6- نمایش صفحه ورود به پورتال

9- اگر کدکاربری و رمز را فراموش کرده‌اید می‌توانید از طریق دکمه سبز رنگ دولت من که نیازمند یک شماره تلفن همراه شخصی منطبق بر کدملی است وارد سیستم شوید. (تصویر 7)

تصویر 7- مراحل ورود از طریق درگاه دولت من

10- پس از ورود به پورتال، از سربرگ خدمات، بخش اداره کل امور دانشجویان داخل، کمیسیون بررسی موارد خاص دانشجویان داخل را انتخاب کنید. (تصویر 8)

توجه داشته باشید که متقاضی برای مشاهده این درخواست در منوی خدمات، باید حداقل یک مقطع دانشگاهی در پروفایل ثبت نام خود داشته باشد. برای این کار به قسمت ویرایش پروفایل بروید و مشخصات خود را مجددا بررسی کنید.

تصویر 8- نمایش یافتن محل درخواست بررسی کمیسیون خاص

11- در این قسمت سیستم فرم قوانین را به شما نمایش داده و در صورتی که گزینه با قوانین گفته شده موافق هستم را انتخاب کنید، با کلیک روی دکمه بعدی فرم بررسی کمیسیون موارد خاص به شما نمایش داده خواهد شد. (تصویر 9)

تصویر 9- موافقت با قوانین گفته شده

12- در فرم نمایش داده شده موارد خواسته شده را تکمیل و فیش واریزی دانشگاه اصفهان(كميسيون استان) را نیز آپلود نمایید. توجه داشته باشید که موارد ستاره دار اجباری می‌باشند(اطلاعات وارد شده مثل معدل، واحد، سنوات و غيره بايد مطابق سامانه بهستان باشد). وارد کردن شماره تماس، انتخاب افزایش سنوات، آدرس و درخواست کتبی را در قسمت اول تكميل نماييد. لازم به ذکر است در قسمت بعدی (مشخصات درخواست) پس از کلیک بر روی مقطع موردنظر موارد ستاره دار نمایش داده شده را تكميل نماييد. پس از تکمیل تمامی فیلدها و بارگذاری مدارک، کد امنیتی را مطابق تصویر صفحه نمایش خود تكميل کرده و بر روی دکمه ارسال کلیک کنید. (تصویر 10)

تصویر 10- تکمیل اطلاعات توسط متقاضی

* دقت شود که در قسمت شرایط خاص لازم است نوع شرایط انتخاب شود. امکان انتخاب چند مورد را به صورت جداگانه وجود دارد در این صورت از قسمت "اضافه" تعداد شرایط خاص را اضافه نمایید. لازم به ذکر است که از هر مورد فقط یکی را می‌توان انتخاب نمود مثلا اگر در شرایط خاص گزینه "سایر" را انتخاب کنیم دیگر نمی‌توانید یک شرایط دیگر با عنوان "سایر" انتخاب کرد.

**نکته دیگر در توضیحات شرایط خاص این است که محدودیت تعداد واژه وجود دارد. بنابراین باید به صورت خلاصه شرایط را ذکر نمود. پیشنهاد می‌گردد که اگر شرایط به گونه‌ای است که لازم است توضیحات بیشتری داشته باشد این توضیحات در قالب فایل PDF آماده و ضمیمه گردد.

*** نکته دیگر در قسمت "مستندات شرایط خاص" است . این قسمت محدودیت تعداد و حجم فایل دارد. فقط یک فایل PDF میتوان بارگذاری کرد با حجم حداکثر 1 مگابایت. بنابراین پیشنهاد میگردد که تمامی مواردی که لازم است بارگذاری شود ابتدا به صورت فایل PDF آماده گردد و سپس به هم دیگر Combine شوند تا یک فایل به دست آید و بتوان در اینجا بارگذاری کرد. همچنین اگر حجم فایل بیش از 1 مگابایت است میتوان از طریق نرم افزارهای Compress حجم فایل را کم نمود. در بعضی شرایط مانند بارگذاری متن کامل رساله که حجم بسیار بالاست، پیشنهاد می‌گردد که این فابل در فضای ابری مانند IUTbox یا GoogleDrive بارگذاری شود و لینک دسترسی به آن در همین فایل PDF قرار داده شود و توضیح داده شود که در این لینک چه مواردی قابل دسترسی است.

13- تصاویر خواسته شده را به فرمت JPEG و در سایز 200 کیلوبایت بارگذاری کنید. برای کوچک کردن تصویر مربوطه در نرم افزار Paint توسط گزینه Resize میتوانید سایز آن را تغییر دهید. (تصویر 11)

تصویر 11- نحوه کوچک کردن تصویر

14- در صورت خالی بودن فیلدهای اجباری با پیغام خطا در بالای صفحه مواجه می‌شوید که در این حالت سیستم از ثبت درخواست جلوگیری می کند. (تصویر 12)

تصویر 12- نمایش اخطار در صورت وارد نکردن فیلدهای اجباری

15- در صورت موفقیت آمیز بودن ثبت، سیستم کد پیگیری در اختیار شما قرار خواهد داد و این به معنای اتمام مراحل ثبت درخواست سنوات در سامانه سجاد است و باید منتظر تایید از سوی دانشگاه باشید. (تصویر 13)

تصویر 13- تایید درخواست

16- با دریافت پیغام تایید و دریافت کد رهگیری، با کلیک روی دکمه کارتابل می‌توان وضعیت درخواست را مشاهده نمود. (تصویر 14)

تصویر 14- مشاهده وضعیت درخواست از طریق کارتابل

پس از تکمیل فرم و تایید نهایی توسط دانشجو، این فرم از طریق همین سامانه برای کارشناس دانشگاه (كارشناس آموزشي دانشگاه و سپس كارشناس كميسيون موارد خاص ) ارسال می‌شود. لازم است کارشناس دانشکده مدارك شامل "فرم-تأييد-درخواست-تمديد-سنوات-دانشجويان-تحصيلات-تكميلي-دانشگاه" (که قبلا توضیح داده شد)، مقاله، رساله،  صورت‌جلسات آزمون جامع آموزشي ، پژوهشی 1 ، پژوهشی 2  را با ذکر جزییات مانند عنوان، تاریخ و نمره و كليه مستندات را به درخواست دانشجو (اتوماسيون اداري)پیوست نموده و برای کارشناس كميسيون موارد خاص دانشگاه ارسال مینماید. 

کارشناس دانشگاه موارد را بررسی نموده و اگر لازم به تغییر است مجدد در سامانه سجاد درخواست را به دانشجو ارجاع میدهد. اگر هم مورد تایید است برای كميسيون استان ارسال میشود.

دقت شود که در هر محله دانشجو از طریق همان سامانه سجاد میتواند مراحل را پیگیری نماید.